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Resumo para concurso, Arquivologia 2

Resumo para concurso, Arquivologia 2

O Valor da Informação


Quando na época de Taylor se dizia que uma empresa era dividida em força de trabalho e equipamentos, era porque - apesar do uso do conhecimento na operação de máquinas e na utilização de materiais diversos - considerava-se que o trabalho apenas obedecia o que hoje se chama de 'esforço por repetição contínua'.

Com a importância adquirida pela informação nos últimos anos, diversos autores começaram a desenvolver um trabalho de classificação e atribuição de valor às informações. CHIAVENATTO (1999 apud MORESI, 2000) dividiu as organizações em três níveis a saber: operacional, intermediário (ou gerencial) e institucional, identificando tipos diferentes de informação em cada um deles para o desenvolvimento de suas atividades. Assim, um trabalhador de linha de montagem em uma fábrica, utiliza informações pertinentes ao trabalho que faz (nível operacional); um chefe de setor gerencia as atividades dos montadores e soldadores, devendo conhecer o utilidade final do item montado - ou sua aplicação - para poder avaliar e analisar o desenvolvimento do trabalho (nível intermediário); da mesma forma, o dono de uma empresa (ou o presidente ou diretor), deve se manter atento à chefia estabelecida por seus gerentes, colhendo informações sobre os seus mais diversos setores e desenvolvendo propostas e alternativas para o funcionamento da organização (nível institucional).

AMARAL (1994 apud MORESI, 2000) classificou quatro tipos de informação: crítica, mínima, potencial e sem interesse, conforme o grau de importância da mesma. Sua classificação complementa a de KING & KRACMER (1998 apud MORESI, 2000), que divide a informação em interna e externa. No entanto, o que chama a atenção na classificação de AMARAL (1994 apud MORESI, 2000) é que, para cada nível da organização - conforme CHIAVENATTO (1999 apud MORESI, 2000) -, ela é totalmente diferente.

Assim, uma informação vital para a diretoria de uma empresa (informação crítica - nível institucional) pode ser vista como dispensável pela chefia de um setor qualquer (informação sem interesse - nível intermediário). A partir destas definições, MORESI (2000), cita CRONIN (1990), que identifica quatro formas de se avaliar a informação, destacando seu valor por utilidade, trocabilidade, propriedade e restritividade. 12 TARAPANOFF, ARAÚJO JÚNIOR e CORMIER (2000) dizem que: "Agregar valor a produtos e serviços significa imprimir aos mesmos uma diferenciação que os torna mais atraentes aos olhos dos consumidores, quer seja em termos de qualidade, rapidez, durabilidade, assistência ou preço. Podem se identificadas seis categorias de atividades de valor agregado: facilidade de uso, redução de informação desnecessária, qualidade, adaptabilidade, economia e tempo de custo (Taylor, 1986).

"No que se refere à informação, a agregação de valor excede os métodos tradicionais de consulta, pesquisa e disponibilização de informação aos usuários das também tradicionais bibliotecas. As atividades do bibliotecário podem incluir: treinamento, trabalho especializado e atendimento a consultas dos usuários sobre seleção de fontes de informação; desenvolvimento de estratégias de pesquisa/busca; avaliação da informação."

Em contraponto à citação acima, deve-se ressaltar que tais atribuições relacionadas aos bibliotecários também são pertinentes aos arquivistas, documentalistas, pesquisadores e historiadores. Quando a organização aprende a melhor maneira de lidar com as informações que recebe e produz e faz uso dos benefícios conseqüentes de forma correta, tem-se a base da inteligência competitiva.

Por outro lado, "Com relação às unidades de informação, é condição precípua a identificação do seu macroambiente para que se possa determinar, a partir daí, a possibilidade de utilização da inteligência competitiva em seus processos" (TARAPANOFF, ARAÚJO JÚNIOR e CORMIER, 2000), sugerindo que, para um melhor desenvolvimento de suas atividades e uma expressiva melhoria de desempenho, tanto a organização como os seus funcionários ampliem seus conhecimentos acerca da ciência da informação e das suas disciplinas complementares, antecipando, assim, as demandas provenientes de "novas tendências em relação às novas estruturas, à facilidade de acesso à informação, à formação, à agregação de valor e qualidade a esses produtos, bem como à sua personalização (customização), função de redes e de posicionamento no mercado" (TARAPANOFF, ARAÚJO JÚNIOR e CORMIER, 2000).

MORESI (2000) define o valor da informação por uma equação que define todos os fatores que a determinam pela sua importância. Assim, o valor da informação seria formado pela função de cada um desses fatores (informação, organização, finalidade, ações e resultados).

 

A Sociedade do Conhecimento e as Novas Organizações

 

A globalização econômica - que até bem pouco tempo era o ponto de divergência entre diversas pessoas, tendo inclusive demonstrado a distância existente entre países ricos é pobres - é, hoje, uma realidade inegável e, apesar de muitos não a aceitarem, é a principal razão de se falar tanto em 'sociedade do conhecimento' em nossos dias. Atualmente, a informação e o conhecimento passaram a ter mais valor do que um produto ou serviço, dependendo do que viria a satisfazer o cliente. Segundo BORGES (1995): "O momento é de negar os princípios da era industrial, provocando o abalo de teorias já consolidadas.

Nesse contexto de crise, desenvolve-se o conceito de sociedade do conhecimento como novo paradigma sócio-econômico. Surgem questionamentos e polêmicas no âmbito das ciências econômicas, uma vez que os modelos conceituais vigentes - taylorista, fordista, materialismo histórico -, não se adequam a essa nova orientação econômica, , totalmente diversa da ideologia e princípios que fundamentam a sociedade industrial."

Isto significa que as novas organizações buscam por profissionais que estejam se atualizando constantemente. Segundo PETER DRUCKER, em entrevista concedida à Revista Exame, publicada na edição de 15 de novembro de 2000, as empresas estão em busca da liderança. Perguntado sobre quais seriam as regras que estabeleceria para a inovação, foi com simplicidade que respondeu: "Hoje você precisa de uma organização que lidere as mudanças, não que seja apenas inovadora. Há cinco anos havia uma vasta literatura acerca da criatividade. A maior parte da criatividade é aquela quantidade normal de trabalho duro e sistemático. Há cinco anos todo mundo queria ser uma empresa inovadora, mas, a não ser que você seja uma empresa 'líder de mudanças', não vai ter o tipo de cabeça para inovação. A inovação é muito imprevisível. Sua calça tem um zíper, certo?"

O fato é que, com a globalização, as mudanças passaram a ocorrer ainda mais rápidas. A informática e a internet concorreram para que o processo globalizador fosse acelerado. Inclusive, com o fator da automação dos meios de produção, a necessidade de contar com pessoas que façam atualizações profissionais constantemente, só fez aumentar. Principalmente porque a cada novo produto traduz a necessidade de obtenção de infindáveis informações.

BORGES (1995) traduziu, assim, a importância do conhecimento em relação às novas organizações: "A aceleração das mudanças determina que o conhecimento - sobre tecnologia, mercados, fornecedores, distribuidores, moedas, taxas de juros, consumidores - torne-se rapidamente perecível. Torna-se imprescindível a formação de redes de comunicação e de suporte formadas por fornecedores e clientes."

Devido aos aspectos das mudanças, além das constantes atualizações quanto a pessoal, informática e conhecimentos específicos, as organizações passaram a valorizar ainda mais seu acervo documental. Isto porque é nele que estão inseridos os mais diversos benefícios do conhecimento, bem como as informações propriamente ditas. CIANCONI, em texto publicado na "Informare" do primeiro semestre do ano de 1998, diz, a respeito dos arquivos das organizações, que sua importância cresceu muito, principalmente porque diversas instituições estão perdendo sua própria história. Para ela, "As organizações que não se preocupam em gerenciar seus registros ou assentamentos de informação, visando armazenamento, manutenção e recuperação tendem a ser pouco competitivas, na medida que o poder e eficácia estão relacionados à memória organizacional."

Este pensamento é complementado por DRUCKER (1981) em seu "O gerente eficaz", quando diz: "Uma organização não é, como um animal, um fim em si mesma e bem sucedida pelo mero ato de perpetuação da espécie. Ela é um órgão da sociedade e se justifica pela contribuição que presta ao ambiente exterior. E, contudo, quanto maior e aparentemente mais bem sucedida se torna uma organização, tanto mais os acontecimentos internos tendem a engajar os interesses, as energias e as capacidades do gerente, excluindo sua real missão e sua verdadeira eficácia no exterior." (p. 23)

As organizações estão agora focalizando suas atenções nos tipos de informação que formam ou podem vir a formar o conhecimento que gerará seus novos produtos, suas novas riquezas e seus novos serviços.

 

Arquivos e Arquivistas

 

As definições de Mabillon dos diversos tipos de documentos em seu "De Re Diplomatica" foram as primeiras a determinar tipologias documentais. Com base nelas, foi desenvolvido o primeiro trabalho do Arquivo Nacional da França. A Comissão Hoover desenvolveu um aprimoramento do trabalho de Dewey, desenvolvendo os conceitos de gestão de documentos e de documentação arquivística que, atualmente, regem o funcionamento do National Archives e dos Records Centers. "Nos Estados Unidos, a gestão de documentos se institucionalizou com a aprovação da Lei Federal de Arquivos, em 1950. O termo "gestão de documentos" incorporou-se, formalmente, na terminologia arquivística após sua inclusão no Dicionário do Conselho Internacional de Arquivos, editado em 1984." (PAES, 1998)

A necessidade de padronização criteriosa dos serviços dos arquivos, deu origem aos cursos certificadores americanos, onde: (...) "existe uma certificação para o profissional habilitado a exercer a função de records manager: o CRM (Certified Records Manager) título usado como qualificação pelos seus possuidores e considerado essencial à profissionalização dos records manager" (CIANCONI, 1998); Há o curso de Records Management no Simmon College "como parte do Programa de Pós-Graduação em Biblioteconomia e Ciência da Informação da Graduate School of Library and Information Science" (CIANCONI, 1998); "Outro certificado, bastante conhecido internacionalmente, é fornecido pela Association of Records Manager and Administration (ARMA) e seus membros." (CIANCONI, 1998)

Diversos outros países, em busca da eficiência em seus serviços de arquivos, oferecem as mais diversificadas formas de certificação aos seus profissionais. No Brasil, além da graduação universitária dos cursos de Arquivologia, muito pouco se desenvolve em ensino para arquivos. Isto se reflete na baixa qualidade dos serviços desenvolvidos por técnicos de arquivo e seus auxiliares. Por este motivo, muitos empregadores, hoje, têm procurado empreender treinamentos a tais profissionais.

Sabe-se que a formação dos arquivistas em universidades brasileiras, ainda precisa de mudanças no que se refere ao estudo das novas tecnologias de informação. Mesmo assim, o nível dos profissionais da área tem melhorado muito, principalmente pelo próprio interesse dos graduandos (e dos já formados) em buscar o conhecimento complementar por conta própria.

 

A Política de Eliminação de Documentos


As raízes do programa de administração de documentos tem suas origens na época colonial, até então, estavam organizados pelo sistema de arquivamento da Inglaterra.

Quando se estabeleceu o governo americano, receberam-se todos os materiais documentais da administração anterior ao governo. Após o primeiro presidente tomar posse, em 1780, Os arquivos foram entregues a vários departamentos como o de Estado, o da Guerra, e o do Tesouro. Não existia uma política clara para os arquivos, mas o Congresso conseguiu elaborá-los e conservá-los.

Em 1800, antes da sede do Congresso se estabelecer em Washington, os arquivos foram extraviados durante sua transferência. Com a criação e a acumulação de muitos arquivos, houve uma pressão crescente para eliminar aqueles que não tinham valor. Durante a Guerra Civil geraram-se muitos documentos com pouco valor. Como foi visto, o sistema de arquivamento americano foi um marco na administração de documentos, cujo modelo é usado por outras instituições.

O programa de gestão de documentos surgiu quando "estava havendo" um grande acúmulo de documentos inúteis ocupando um significativo espaço físico, durante a Guerra Civil em 1875. Desde então foi aprovada pelo Congresso uma lei que definia uma política definitiva na eliminação de documentos desnecessários.

A parte mais importante da história dos arquivos americanos foi a construção de um edifício que abrigaria os documentos de valor permanente.

 

Evolução dos Sistemas Americanos de Arquivamento


ORIGENS

Comissão Taft

O sistema de arquivamento em uso no período colonial americano era o sistema de registro. Foi adotado, também, nas repartições públicas após a instauração do Governo Federal. Foi utilizado até que a Comissão Taft sobre Economia e Eficiência fez suas recomendações em 1912.

Características

Eis as características do sistema recomendado pela Taft Comission:

• segundo o sistema, conservavam-se duas séries principais de documentos: uma série com os documentos originais recebidos e outra com todas as cópias dos documentos expedidos;
• usavam-se registradores para as séries recebidas e expedidas freqüentemente;
• fazia-se, também, o uso de livros-índices.


Sistemas originários da Guerra Civil

A multiplicação dos documentos públicos foi o fator básico para o desenvolvimento de novos sistemas de arquivamento.

Os arquivos Woodruff

Os arquivos Woodruff foram inventados em 1868 com o fim servirem à contagem de pacotes de documentos dobrados.


O Sistema Ainsworth

Histórico

O sistema Ainsworth de "fichas-índices de registro" foi projetado para facilitar a consulta aos documentos dos pensionistas da Guerra Civil. Foi introduzido por Fred C. Ainsworth na Divisão de Pensões e Registros do Surgeon General's Office, em dezembro de 1886, contribuindo para a melhoria da eficiência no andamento dos pedidos de revisão de pensões, tendo sido recomendado pelo Comitê sobre Métodos Administrativos no Departamento Executivo e instalado no Adjudant General's Office em 1889.

Características

O sistema implicava o registro em fichas das informações sobre o serviço militar de cada soldado, conforme os documentos militares e médicos de natureza vária. As fichas de cada soldado eram colocadas em invólucros de papel, dispostos alfabeticamente pelos sobrenomes dos soldados dentro das unidades do exército, e as unidades dentro dos Estados. Utilizavam arquivos Woodruff para facilitar o manuseio e a localização dos invólucros. O sistema dividia a documentação em unidades organizadas de arquivamento. Os arquivos Woodruff davam o aspecto ordenado ao arranjo.


O Sistema Ainsworth para correspondência

Histórico

O sistema Ainsworth para correspondência foi elaborado para organizar a documentação da Secretaria da Guerra, por ordem do Departamento de Guerra em 15 de maio de 1894 e pela Ordem Geral do Departamento de Guerra nº 92 de 5 de maio de 1909. Foi substituído por um sistema decimal em 1914. Também foi proposto para o Departamento de Estado pelo chefe do Bureau de Índices e Arquivos, onde foi utilizado de 15 de agosto de 1906 até agosto de 1910, sendo substituído por um sistema decimal de classificação.

Características

Este sistema pressupunha a manutenção de três arquivos a saber:
• um arquivo de documentos, constando dos documentos recebidos e das cópias dos expedidos, organizados em pacotes dobrados, com resumos e numerados;
• um arquivo das fichas dos documentos ordenadas numericamente e contendo os resumos dos documentos recebidos e os resumos ou as cópias dos documentos expedidos;
• um arquivo índice em fichas, compreendendo as fichas com os nomes dos autores dos documentos recebidos e fichas remissivas a outros nomes ou assuntos mencionados.


Library Bureau

O Library Bureau foi organizado por Melvil Dewey em 1876. Dewey, na década de 1890, interessou-se pelo desenvolvimento do material de escritório e pelos métodos administrativos e desenvolveu um sistema vertical para arquivamento da correspondência (1892). Novos duplicadores foram introduzidos no Governo Federal, como a máquina de escrever (1874), substituindo, depois, a prensa mecânica(1905).

Sistemas Modernos

A Classificação Decimal de Dewey

Histórico

08.05.1873: Como estudante "júnior" do Amherst College, apresentou uma memória ao Library Commitee, propondo um sistema decimal de classificação para o material de biblioteca.
1876: Dewey publica o seu Decimal Classification and Relative Index, que se tornou amplamente conhecido através do Library Bureau, organizado por ele neste mesmo ano.
1898: O sistema foi aplicado pela primeira vez aos documentos - Baltimore and Ohio Railroad.
1902: Railroad Correspondence - publicado por W. H. Williams, quando funcionário da estrada de ferro Delaware and Hudson.
20.08.1907: Bureau of Indian Affairs - representa o primeiro órgão do Governo Federal a implantar o sitema de Dewey.
1909: Adoção do sistema pela New England and Telegraph Company.
1910: Departamento de Estado - segundo órgão do Governo Federal a implantar o sistema.
1911: Bureau of Mines - terceiro órgão federal a adotar a classificação de Dewey.
1912: Com a Taft Comission on Economy and Efficiency, o sistema passou a ser adotado pela grande maioria dos órgãos do governo, passando a ser de uso francamente geral.

B. Características: Dewey propôs a classificação de todo o conhecimento humano em dez classes principais, cada uma com dez subclasses, subdivididas em mais dez divisões cada. Desta forma, o conhecimento ficou assim classificado:

000 Obras Gerais
100 Filosofia
200 Religião
300 Ciências Sociais
400 Teologia
500 Ciências Puras
600 Ciências Aplicadas
700 Belas-Artes
800 Literatura
900 História
Assim, em se tratando de sistemas documentais, surgiram:

Correspondência telefônica (1909) War Department (1914)

000 Geral 000 Geral
100 Administração Executiva 100 Finanças e Contabilidade
200 Finanças e Contabilidade 200 Pessoal
300 Construção 300 Administração
400 Equipamento 400 Materiais, Serviços e Equipamento
500 Operações 500 Transporte
600 Taxas 600 Edifícios e Terrenos etc.
700 Medicina, Higiene e Saneamento
800 Rios, portos e cursos de água naveg.


As subdivisões de uma classe em subclasses poderia obedecer o seguinte critério:

400 MINERAÇÃO
410 ENGENHARIA DE MINAS
411 Trabalho das minas
411.1 minas de metal
411.11 minas de ouro
411.111 lavagem dos minérios
411.111.1 fossos e canais


Sistemas numéricos:

A. Arquivos de correspondência:

Pastas numeradas de forma consecutiva - conteúdo pelo índice de nomes ou - ocasionalmente - de assuntos.

B. Arquivos de casos:

Pastas numeradas contendo índices por nome, assunto ou atos legais reguladores e de investigação.

C. Arquivos de assuntos:

Números atribuídos a diversos cabeçalhos de assuntos, conforme a ordem em que eram selecionados, sem consideração da ordem alfabética.

Exemplo:

1. Educação
2. Comunicações
3. Contas
4. Pessoal
5. Material
6. Organização, etc.


Sistema Numérico-Dupléx:

A. Histórico

Com o crescimento quantitativo dos documentos e da variedade dos assuntos, passou-se a subdividir os assuntos principais, criando cabeçalhos subordinados a outros de valor mais amplo. Foi adotado em 1914 pelo Departamento de Justiça por ter sua criação vinculada à necessidade de melhorar o trato documental em repartições que acumulavam muitos documentos.

B. Características:

Os assuntos principais recebem um número na ordem em que são selecionados e arranjados. Números apensos são atribuídos às subclasses.

Exemplo: Comunicações

Correio
Franquia

Sistemas Alfabéticos:

A. As "fichas-índices de registro" de Ainsworth:

Foi o primeiro sistema alfabético usado em larga escala. Nele, as fichas eram ordenadas em ordem alfabética pelos sobrenomes dos soldados.

B. Arquivos de assuntos:

Os assuntos são dispostos em ordem alfabética, sem qualquer consideração às relações existentes entre eles. Porém, podem ser divididos, caso haja a necessidade, conforme abaixo:

Comunicações
Comunicações - Correio
Comunicações - Correio - Franquia


Sistema Numérico de Assunto:

A. Histórico:

1906: o sistema alfabético simples de assunto é implantado na Secretaria de Agricultura.
1907: o mesmo sistema passa a ser utilizado na Secretaria do Interior.


Com a Primeira Guerra Mundial, vários assuntos ganharam um número maior de divisões e subdivisões, o que gerou uma necessidade de se melhorar a forma de recuperação da informação, gerando um sistema alfabético com divisões e subdivisões numéricas.

B. Características:

No Manual for Records Management estabeleceram-se 52 classes principais de assuntos para a Secretaria de Agricultura, repartindo-se em 206 subdivisões. Algumas dessas classes principais são:

Associações
Autorizações
Comissões
Comunicações
Contabilidade
Empenhos
Reclamações

Algumas subdivisões: COMUNICAÇÕES
1 Correio
1 - 1 franquia
2 Correspondência
3 Telecomunicações


Outros Sistemas:

A. Sistema Alfanumérico:

Usam-se letras do alfabeto para designar os cabeçalhos principais e a letra correspondente a este cabeçalho combinada com a numeração do sistema numérico dupléx para as subdivisões.

Exemplo;

A ADMINISTRAÇÃO
A1 COMUNICAÇÕES
A1-1 Telégrafo - Taxas Telegráficas - Preços
A1-2 Correio


B. Sistema Mnemônico:

Utiliza uma combinação de letras que remete à memória do assunto, conforme o exemplo abaixo:

A ADMINISTRAÇÃO
Ae Administração de edifícios e terrenos
Ag Administração geral
Agl Administração geral, legislativa
Ap Administração do pessoal


C. Sistema Orgânico:

Utiliza símbolos derivados das unidades organizacionais para relacionar os cabeçalhos de assunto.

Exemplo:

E ELECTRICAL DIVISION (Divisão de eletricidade)
ER Resistance Measurements Section (Seção de Medidas de Resistência)
EE Electrical Instruments Section ( Seção de Instrumentos Elétricos)


CONCLUSÃO

Ao estudarmos a evolução arquivística dos Estados Unidos da América, podemos observar alguns pontos muitos importantes: a influência anglo-francesa no início desta evolução, a criatividade americana no que se refere aos sistemas de classificação e a importância desta evolução no mundo, constituindo, de certa forma, um elo de ligação entre o passado europeu e a maior de todas as evoluções, o Canadá. Melvin Dewey, já no século passado, mostrou toda a sua inspiração ao organizar o Bureau Library, através de seu Sistema Decimal de Classificação. Ainsworth também teve muita engenhosidade, antes de Dewey, ao organizar suas fichas-registro. Há outros nomes, mas o mais importante é observar que, através da influência do passado arquivístico europeu, os EUA desenvolveram um padrão excelente de organização e gestão documental.

Através da criatividade de seus documentalistas, os americanos desenvolveram uma grande diversidade de sistemas classificatórios e, apesar de terem histórias paralelas - mesmo com um certo atraso canadense em relação aos americanos - , os Estados Unidos foram um dos principais sustentáculos teóricos do padrão canadense de arquivamento.

Assim, observamos grande qualidade no estudo realizado sobre a arquivística norte-americana, lembrando que, por sermos seres humanos, muitas outras formas de evolução ainda serão produzidas por toda a humanidade, inclusive pela parcela desta representada por nós - cientistas da informação e documentalistas.

 


Arquivologia: Informação e História

 

A história da humanidade compreende as mais diversas classificações da distribuição da riqueza dos grupos sociais. O imperialismo sempre se impôs ao direito comum. Foi o que se viu na sociedade feudal, onde senhores de terras mantinham pobres sob seu domínio, na qualidade de servos e escravos. Também o foi na sociedade comercial fundada pelas grandes navegações e pelo mercantilismo, que trouxeram consigo as conquistas d'além mar e a colonização de continentes inteiros. Um outro exemplo disso foi a sociedade liberal da Revolução Francesa e sua conseqüente transformação em sociedade industrial, obviamente advinda da Revolução Industrial.

As Guerras Mundiais demonstraram toda a ganância do homem na busca do aumento dos territórios dominados pelo seu país.

As revoluções antecedentes às Guerras Mundiais demonstraram os primeiros passos do homem em sua busca do conhecimento, como Napoleão ao estabelecer seu império e fundando o Arquivo Nacional da França, com a intenção de preservar o acervo que documentara a história de seu país até então. Da mesma forma, a Revolução Industrial buscou o conhecimento para construir máquinas mais eficazes para a mecanização das fábricas.

Quando houve a Guerra de Secessão, os EUA, mesmo sem qualquer planejamento, armazenaram diversos documentos em um depósito, que mais tarde foram selecionados, avaliados e classificados por Charles Dewey, formando o primeiro fundo organizado coerentemente que se tinha conhecimento.

A Primeira Guerra Mundial demonstrou o conhecimento que Adolph Hittler possuía acerca da importância do saber. Foi isto que o levou a monopolizar os meios de comunicação e a querer destruir todos os livros, pois sem informações ele não teria a oposição interna e, sem acervo bibliográfico, ficaria mais fácil manipular as pessoas.

A busca de novos domínios territoriais também trouxe a Segunda Guerra Mundial e a luta crescente pela obtenção de informações, que já ocorrera na guerra anterior. O surgimento do socialismo trouxe consigo a Guerra Fria e uma maior disputa pelo mercado de informações.

O socialismo perdeu todo o seu espaço para o capitalismo e trouxe para a sociedade do capital um novo conceito de informação: o conceito de informação global, isto é, a globalização.

Tudo isso fez com que informação e história mantivessem uma estreita ligação e deu ao presente a característica social que determina o futuro da economia do planeta. Assim, hoje fazemos parte de uma sociedade dita da informação, pois é ela quem determina o valor de tudo o que se relaciona com a tecnologia e o conhecimento, os quais trazem embutidos em si as determinações de uma economia neoliberal.

 

Conceito e prática de gestão de documentos

 

Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão revolucionário quanto o desenvolvimento da concepção teórica e dos desdobramentos práticos da gestão.
A gestão de documentos é uma operação arquivística, "o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
Embora sua concepção teórica e prática tenha se desenvolvido após a Segunda Guerra Mundial, a partir dos E.U.A. e do Canadá, a gestão de documentos teve suas raízes no final do século XIX, em função dos problemas detectados nas administrações públicas destes dois países, referentes ao uso e guarda da documentação.
Na primeira metade do século XX criaram-se comissões que visavam tornar mais eficiente o uso dos documentos por parte da administração pública.
Vale ressaltar que durante esse período, as instituições arquivísticas (públicas) caracterizavam-se pela função de órgãos estritamente de apoio à pesquisa, comprometidas com a conservação e o acesso aos documentos considerados de valor histórico.
Paralelamente iniciava-se a era da chamada administração "científica", que procurava mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rápida. A palavra-chave das administrações dos países desenvolvidos - sobretudo gestão de documentos os E. U. A. - , passou a ser eficiência.
A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas documentais gerou o conjunto de princípios da gestão de documentos, os quais resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar as administrações. Não se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das próprias instituições arquivísticas. A gestão de documentos veio a contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos:

· ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente;
· ao garantir a melhor organização desses documentos, caso tivessem valor permanente;
· ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;
· ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que constituiriam o patrimônio arquivístico do país, ou seja, 5% da massa documental produzida (segundo a UNESCO).

No VIII Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Washington, em 1976, a gerou maior consciência em todo o governo, no caso norte-americano, quanto ao significado dos documentos, qualquer que fosse o suporte, e as suas necessidades de conservação.
As instituições arquivísticas públicas, particularmente os Arquivos Nacionais dos Estados Unidos e do Canadá, adquiriram uma nova feição, assumindo também a função de órgão de apoio à administração pública, com a competência de orientar programas de gestão de documentos nos diversos órgãos governamentais.

A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Considerando a literatura da área e as práticas desenvolvidas em alguns países, pode-se sugerir que as políticas arquivísticas têm como pressuposto:

· o reconhecimento da informação governamental como um recurso fundamental para o Estado e a sociedade civil;
· a informação governamental contempla a sociedade civil com o conhecimento do Estado e da própria sociedade civil - passado e presente;
· a informação assegura transparência ao Estado, facilitando ao governo administrar suas diversas funções sociais;
· o livre fluxo de informação entre Estado e sociedade civil é essencial para uma sociedade democrática: cabe, assim, ao governo minimizar a carga de demanda sobre a sociedade civil, diminuindo o custo de suas atividades de informação e maximizando a utilização da informação governamental;
· os benefícios sociais derivados da informação governamental devem exceder os custos públicos da informação, ainda que tais benefícios não possam ser sempre quantificáveis;
· a gestão de documentos (correntes e intermediários) governamentais é essencial para assegurar transparência e, em conjunto com a administração dos arquivos permanentes, proteger os documentos históricos e assegurar direitos legais e financeiros ao Estado e à sociedade;
· o intercâmbio transparente e eficiente da informação científica e tecnológica, estimula a excelência na pesquisa científica e o uso efetivo dos recursos públicos de apoio à pesquisa e ao desenvolvimento;
· a tecnologia da informação não é um fim em si mesmo, trata-se de um conjunto de recursos que auxilia a efetividade e eficiência das ações do governo.